Módulo de Eventos¶

Módulo destinado ao gerenciamento de solicitações e aprovações de eventos institucionais.

Criando um Evento¶

1. No menu lateral do SUAP acesse Comunicação Social → Eventos.
2. Clique no botão Adicionar Evento. Será aberto um formulário para o preenchimento das informações do evento.

Dados Gerais¶

• Título do Evento: Insira o nome do evento da mesma forma que será divulgado e impresso nos certificados.
• Dimensões: esse campo se refere a qual área o evento pertence.
• Apresentação: descrição do evento. Esse campo será utilizado na visualização do evento tanto na lista interna quanto no momento da inscrição.
• Imagem: campo opcional para inserção de imagem que será exibida com a apresentação do evento.
• Site: se o evento possuir site o link deve ser informado neste campo.

Coordenação e Organização¶

Nesta seção informe o Coordenador, Campus e Organizadores do evento. Opcionalmente informe o Setor que está organizando o evento.

Realização¶

Nesta seção preencha a data e horário de início e término do evento. Também é necessário definir o local onde ocorrerá. O evento pode ocorrer em um local físico ou pode ter um endereço online caso ocorra virtualmente.

Inscrição¶

Informe data e horário do início e fim das inscrições.

Configurações¶

• Inscrição online: Marque essa opção caso deseje que as inscrições sejam realizadas pelos próprios participantes através do link "Realizar Inscrição em Evento" na tela de login do SUAP.
• Gera Certificado: Marque essa opção caso deseje que certificados sejam emitidos e enviados por e-mail para os participantes após a realização do evento.
• Registrar presença online: Marque essa opção caso deseje que os próprios inscritos possam registrar presença através de um e-mail enviado pelo coordenador/organizador.
• Confirmação automática de inscrição?: Marque essa opção caso deseje que as inscrições realizadas não precisem de uma confirmação de inscrição do organizador.
• Utilizar QR Code?: Marque essa opção caso deseje encaminhar QR Code por participantes para confirmações de presença em seu evento.

Classificação¶

A seção de classificação é composta de dados obrigatórios que servem para gerar estatísticas e classificar o evento.

• Localização: a classificação de um evento quanto à localização depende do envolvimento (parceria e articulação), participação (inscrição no evento) e localização do público-alvo (local de residência) para assim ser dimensionado.
• Espacialidades: informe o ambiente de abrangência do evento.
• Porte: informe o porte do evento.
• Tipo: informe o tipo do evento.
• Público Alvo: informe o público alvo do evento podendo ser marcado mas de uma categoria.

Carga Horária¶

Informe a carga horária do evento no formato "99:99".

Financeiro¶

Informe em R$ o valor total do recurso público destinado a realização do evento (opcional).

Internacionalizações¶

Selecione o idioma, insira o título, apresentação e local (opcional). Caso precise adicionar outra internacionalização clique em Adicionar outra internacionalização.

Atividades¶

Insira o tipo de atividade, título, data e hora de início, carga horária e limite de inscrições (opcional). Para inserir novas atividades clique em Adicionar outro(a) Atividade.

Tipo de Participações¶

• Informe os tipo de participante, número limite de inscrições (opcional) e o upload do modelo de certificado.
• Caso deseje adicionar outro tipo clique no botão Adicionar outro(a) Tipo de Participação.

Ao final do processo clique em Salvar.

Aprovação do evento¶

Um evento criado só estar apto a ser executado após a avaliação feita pelo responsável pela dimensão pré-cadastrado no sistema. Enquanto não for deferido o evento ficará com status inativo.

Visualizando o Evento Criado¶

1. No menu lateral do SUAP acesse Comunicação Social → Eventos.
2. Os eventos são listados onde é possível ver o seu status: submetido, deferido, ativo, finalizado e cancelado.
3. Na coluna de ações é possível visualizar (lupa) ou editar o evento.
4. Clicando na lupa as informações do evento são exibidas.

Inscrição no Evento¶

1. Para cada evento é gerada uma URL pública com as instruções para inscrição.
2. A visualização de todos os eventos com inscrições abertas pode ser feito pela página principal do SUAP
3. A lista de eventos é exibida. Encontre o evento que deseja se inscreve e clique em Acessar evento.
4. Preencha o formulário com os dados solicitados e clique em Enviar.
5. O sistema exibe a mensagem de confirmação de inscrição e o comprovante será enviado para o e-mail informado.

Administrando o Evento Criado¶

1. Acesse o evento criado. São mostradas abas para administração do evento.
2. Detalhamento → Exibe informações do coordenador do evento, tipos de participantes cadastrados e pré-visualização do certificado.
3. Atividades → Exibe a lista de atividades configuradas para o evento.
   
4. Programação → Exibe a programação com data e horário das atividades configuradas.
   
5. Submissão de trabalhos → Exibe a lista de trabalhos submetidos, caso existam atividades configuradas que requeiram esse envio.
6. Formulário de inscrição → Permite configurar perguntas adicionais ao formulário de inscrição padrão. Clique em Adicionar pergunta para acrescentar mais questões ao formulário.
7. Fotos → Permite adicionar fotos do evento.
8. Vídeos → Permite adicionar vídeos do evento.
9. Anexos → Permite adicionar anexos do evento.
10. Divulgação → Exibe informações para facilitar a divulgação do evento.
11. Histórico → Exibe o histórico do evento.

Gerenciando os Participantes do Evento¶

1. Com o evento aberto clique em Participantes.
2. Participantes podem ser adicionados diretamente ao evento sem que precisem preencher o formulário de inscrição clicando no botão Adicionar. Essa opção pode ser utilizada mesmo em um período fora da data de inscrição configurada para o evento.
3. Para importar participantes, clique no botão Importar e utilize um arquivo XLSX sem cabeçalho, com as colunas preenchidas na seguinte ordem: CPF, Nome, E-mail, Perfil e Telefone. O procedimento completo está detalhado mais abaixo.
4. Participantes podem ser exportados para um arquivo XLS clicando no botão Exportar.
5. A lista de presença pode ser importada por meio de arquivo XLSX sem cabeçalho contendo o CPF dos participantes, para isso clique em Importar Lista de Presença.
6. Envie mensagens a todos os participantes inscritos clicando no botão Enviar Mensagem.
7. Utilize os filtros para buscar participantes pelo nome/cpf, perfil e inscrição confirmada.
8. A lista de participantes inscritos é exibida. É possível Confirmar Inscrição, Confirmar Presença, Cancelar Presença, Enviar Certificados e Remover.

Importando Participantes¶

1. Participantes podem ser importados via arquivo XLSX sem cabeçalho com as colunas CPF, Nome, E-mail, Perfil e Telefone.

2. O campo CPF deve ser preenchido no formato 123.456.789-00 ou com apenas os números, como 12345678900. Atenção: caso o CPF inicie com 0 (zero), é importante configurar a coluna 'CPF' como texto, e não como número, para preservar o valor correto.

3. O campo Perfil aceita todos os tipos de público alvo configurados para o evento em questão.

   • Aluno
   • Servidor
   • Pai ou Responsável
   • Público Externo
   • Empresário
   • Gestor
   • Prestador de Serviço
   • Estagiário
   • Bolsista

4. Assim como o campo CPF, o telefone pode ser preenchido no formato (83) 9999-9999 ou somente números, como 83999999999.

5. Abaixo segue exemplo de arquivo de importação.

   

6. Clique no botão Importar e selecione o arquivo XLSX criado para que o sistema efetue a importação dos participantes.

   

Emissão de Certificado¶

O SUAP traz um modelo padrão pré-definido, porém é possível utilizar modelos personalizados no formato .DOCX com marcações específicas iniciadas e finalizadas pela marcação #.

Dados Processados¶

• '#INSTITUICAO#': Nome da instituição
• '#NOMEDOPARTICIPANTE#': Nome do participante
• '#PARTICIPANTE#': Nome do participante
• '#CPF#': CPF
• '#NOMEDOEVENTO#': Nome do evento
• '#EVENTO#': Nome do evento
• '#CAMPUS#': Campus do evento
• '#CARGAHORARIA#': Carga horária do evento
• '#DATAINICIALADATAFINAL#': Data de início e fim do evento
• '#SETORRESPONSAVEL#': Setor responsável pelo evento
• '#CIDADE#': Cidade do evento
• '#UF#': UF do evento
• '#DATAEMISSAO#': Data de emissão do certificado
• '#DATA#': Data de emissão do certificado
• '#CODIGOVERIFICADOR#':

Modelo Ilustrado¶

Importando o Modelo de Certificado para o SUAP¶

1. Clique no botão Editar dentro do evento criado.

2. Navegue até a seção Tipo de Participante e faça o upload do modelo de certificado para cada tipo.
   

Enviando os Certificados¶

Para enviar certificados por e-mail aos participantes, acesse a seção de participantes, selecione-os marcando o checkbox ao lado de cada nome e clique no botão Enviar Certificado."