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Documentos Eletrônicos

  • É um módulo do sistema SUAP que permite gerenciar a criação de documentos institucionais de forma online.
  • Através deste módulo é possível criar, editar, revisar, assinar e compartilhar os documentos que serão tramitados internamente e externamente na instituição.

Como criar um Documento Eletrônico?

  • O processo principal para criação de documentos eletrônicos é composto pelas seguintes atividades/etapas:

    1. Listar;
    2. Criar;
    3. Editar;
    4. Concluir;
    5. Assinar;
    6. Finalizar.

Fluxograma de Documento Eletrônico

Gerenciamento de Permissões 01

Situações do Documento Eletrônico

  • Rascunho: Está em produção e pode ser alterado livremente;
  • Concluído: Usuário indica conclusão mas pode retornar para Rascunho;
  • Em Revisão: Após solicitar revisão;
  • Revisado: Revisor indica que documento foi revisado;
  • Cancelado: Após a finalização a única opção é o cancelamento;
  • Aguardando Assinatura: Existe solicitação de assinatura pendente;
  • Assinado: Pode ser finalizado ou solicitar mais assinaturas;
  • Finalizado: Nível exigido para adicionar a um processo.

Como criar um documento eletrônico?

Gerenciamento de Permissões 02

  1. Faça login no SUAP
  2. No Menu lateral acesse: DOCUMENTOS/PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Documentos














Na tela de listagem clique no botão Adicionar Documento de Texto;

Gerenciamento de Permissões 02

Adicionar Documento de Texto

Preencher os campos:

  • Tipo do Documento
  • Modelo
  • Assunto
  • Setor
  • Nível de Acesso
    • Público: opção padrão, qualquer servidor poderá visualizar e consultar;
    • Restrito: apenas os setores em que o processo tramitar terão acesso ao conteúdo do mesmo;
    • Sigiloso: apenas entre pessoas.

Ao salvar o documento:

  • O documento criado possui o estado de Rascunho.
  • Neste ponto o documento não possui identificação válida.
  • O corpo do documento é baseado no modelo de documento pré-cadastrado.

Gerenciamento de Permissões 03

Editar Documento

Com o documento criado clique no botão Editar - Texto.

Gerenciamento de Permissões 04

No final da tela de edição são exibidos os botões de Salvar e Salvar e Visualizar, concluída a edição clique em Salvar e Visualizar.

Gerenciamento de Permissões 05

Concluir Documento

Após visualizar o Memorando com os dados do corpo do documento editados anteriormente, você deve concluí-lo clicando no botão Concluir.

Gerenciamento de Permissões 06

Após a operação o documento modifica seu estado para Concluído. Nesta situação o documento não poderá ser alterado. Neste momento é possível efetuar a assinatura do documento.

Gerenciamento de Permissões 07

Assinar Documento

Você deve clicar no botão Assinar e escolher uma das opções de assinatura: com Senha ou com Token.

Passo 1. Após escolhida a opção de assinatura, o sistema já sugere Número e Ano do documento, em seguida clique em Definir Identificador.

Gerenciamento de Permissões 08

Passo 2. Você deve efetivar a assinatura indicando o Perfil correspondente e clicando no botão Assinar Documento.

Gerenciamento de Permissões 09

O documento assinado receberá o identificador com o tipo, número, ano e setor: (MEMO 6/2023 - CTIC/UEPB). O documento assinado mudará o seu estado para Assinado.

Gerenciamento de Permissões 10

Finalizar Documento

Após a assinatura do documento é necessário finalizá-lo através do botão Finalizar Documento.

Gerenciamento de Permissões 11

Após a confirmação, o documento estará disponível para visualização e tramitação.

Assinatura Digital com QRCode para validação.

Gerenciamento de Permissões 12

Gerenciamento de Permissões 13

Dashboard

A opção Dashboard exibe um Painel que centraliza todas as informações referentes a Documentos Eletrônicos.

Gerenciamento de Permissões 14

Funcionalidades do Documento

Documento com situação Rascunho

  • Concluir;
  • Editar
    • Texto;
    • Dados básicos;
  • Histórico de Alterações;
  • Compartilhar Documento;
  • Ações
    • Clonar;
  • Remover.

Gerenciamento de Permissões 15

Documento com situação Concluído

  • Solicitar
    • Revisão;
    • Assinatura;
    • Solicitar Assinatura com Anexação a Processo;
  • Assinar;
    • Com Senha;
  • Compartilhar documento;
  • Ações
    • Retornar para Rascunho;
    • Clonar;
    • Vincular Documento;
    • Imprimir (Retrato);
    • Imprimir (Paisagem);
    • Exportar PDF/A (Retrato);
    • Exportar PDF/A (Paisagem);
  • Remover.

Gerenciamento de Permissões 16

Solicitar Revisão de Documento

Solicitar Revisão: o documento fica com status Em Revisão

Opções para o Revisor

  • Marcar como Revisado;
  • Editar
    • Texto;
    • Dados Básicos;
  • Histórico de Alterações;
  • Ações
    • Clonar;
  • Cancelar Solicitação de Revisão.

Gerenciamento de Permissões 19

Deferir Revisão

  • Deferir Revisão e Concluir;
  • Compartilhar documento;
  • Ações
    • Clona;
  • Rejeitar Revisão;

Gerenciamento de Permissões 20

Documento com situação Assinado

  • Solicitar
    • Assinatura;
  • Finalizar documento;
  • Compartilhar documento;
  • Ações
    • Clonar;
    • Imprimir (Retrato);
    • Imprimir (Paisagem);
    • Exportar PDF/A (Retrato);
    • Exportar PDF/A (Paisagem);

Gerenciamento de Permissões 17

Documento com situação Finalizado

  • Compartilhar Documento;
  • Nível de Acesso
    • Editar Nível de Acesso;
    • Analisar/Visualizar Solicitações de Alteração de Nível de Acesso;
  • Ações
    • Clonar;
    • Criar Processo;
    • Adicionar a Processo;
    • Vincular Documento;
    • Imprimir (Retrato);
    • Imprimir (Paisagem);
    • Exportar PDF/A (Retrato);
    • Exportar PDF/A (Paisagem);
  • Cancelar.

Gerenciamento de Permissões 18

Solicitar Assinatura

Ao solicitar assinatura o documento fica com status Aguardando Assinatura.

Opções para quem solicitou a assinatura:

  • Solicitar Assinatura;
  • Compartilhar Documento;
  • Ações
    • Clonar;

Gerenciamento de Permissões 21

Opções para quem recebe a solicitação de assinatura:

  • Assinar;
  • Editar
    • Texto;
    • Dados Básicos;
  • Histórico de Alterações;
  • Ações
    • Clonar;
  • Rejeitar assinatura.

Gerenciamento de Permissões 22